Bahagian Pengurusan (Aras 1, Bangunan Sultan Abdul Samad)
Bahagian Pengurusan ialah bahagian yang menguruskan urusan Pentadbiran dan urusan Kewangan Kementerian Perpaduan, Kebudayaan, Kesenian Dan Warisan. Dengan yang demikian, Bahagian Pengurusan mempunyai dua cawangan iaitu Cawangan Kewangan dan Cawangan Pentadbiran.
Bahagian Pengurusan diketuai oleh Setiausaha Bahagian Pengurusan. Setiap cawangan pula diketuai oleh Ketua Penolong Setiausaha.
Visi :
“ Kualiti Untuk Pelanggan ”
Misi :
Untuk menjadi satu bahagian yang bertanggungjawab dalam mentadbir dan menyelaras segala urusan pentadbiran dan kewangan Kementerian dan Bahagian / Agensi-agensi di bawahnya berpandukan kepada arahan-arahan sedia ada mengikut keperluan pelanggan dalaman dan luaran.
Objektif :
CAWANGAN KEWANGAN
Menguruskan penyediaan bajet, perolehan, pembayaran dan perakaunan dengan cekap dan teratur mengikut peraturan dan prosedur yang berkuatkuasa.
CAWANGAN PENTADBIRAN
Pelaksanaan urusan Parlimen, pengurusan aset, menguruskan pentadbiran pejabat, ruang pejabat, rekod, keselamatan dan kualiti dengan cekap, teratur dan berkesan berpandukan peraturan dan prosedur yang berkuatkuasa.
PIAGAM PELANGGAN:
CAWANGAN PENTADBIRAN
Stake Holder
1
Y.B. Dato’ Seri Menteri
2
Y.B. Timbalan Menteri
3
Y.Bhg. Dr. Ketua Setiausaha
4
Y.Bhg. Dato’ TKSU (K)
5
Y.Bhg. Datuk TKSU (W)
Pelanggan
1
Pegawai dan kakitangan
2
Bahagian / Jabatan / Agensi
3
Orang awam
Fungsi
1
Mengendalikan Urusan Parlimen.
2
Mengendalikan Urusan Aset / Inventori / Stor Kementerian.
3
Mengendalikan Urusan Keperluan Ruang Pejabat Termasuk Kebersihan, Keselamatan dan Keceriaan Pejabat.
4
Mengendalikan Urusan Penambahbaikan Kualiti dan Produktiviti, MS ISO dan Edaran Pekeliling-Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam.
5
Menguruskan Aspek Keselamatan dan Rekod Kementerian.
6
Mengendalikan Pusat Sumber Kementerian.
7
Mengendalikan Kenderaan Kementerian
8
Mengendalikan Urusan Permohonan Kelulusan Ke Luar Negara Tidak Rasmi.
9
Mengendalikan Urusan Logistik (pengangkutan) bagi Program-program Utama Kementerian serta Mesyuarat di Luar Pejabat (sekiranya diperlukan).
Standard Kualiti
1
Perkhidmatan mesra
2
Teratur dan mematuhi Arahan Peraturan dan Pekeliling-pekeliling yang
berkaitan.
3
Tempoh masa.
Piagam Pelanggan
1
Mengendalikan urusan Parlimen dengan teratur.
2
Soalan Parlimen hendaklah diedarkan dalam tempoh
dua (2) hari dari tarikh diterima kepada bahagian / jabatan / agensi.
3
Jawapan Parlimen yang disediakan hendaklah dirujuk kepada Y.B. Menteri
selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh jawapan di Parlimen.
4
Jadual pegawai bertugas di Parlimen akan dikeluarkan dalam tempoh
tiga (3) hari dari surat Makluman Takwim Persidangan Parlimen.
5
Menentukan aset yang dipindah direkodkan dalam Harta Modal dan Daftar Inventori tidak lewat
satu (1) minggu dari tarikh perolehan.
6
Memastikan Rekod Inventori sentiasa
lengkap dan kemaskini.
7
Verifikasi Stok hendaklah dibuat oleh pegawai yang dilantik
dua (2) kali setahun.
8
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Aset
tiga (3) bulan sekali.
9
Menguruskan semua dokumen untuk permohonan ruang pejabat dan dihantar kepada agensi yang berkenaan dalam
tempoh satu (1) bulan dari tempoh mengenainya dibuat oleh Pengurusan Atasan.
11
Surat panggilan mesyuarat hendaklah dikeluarkan
sekurang-kurangnya satu (1) minggu dari tarikh mesyuarat.
12
Minit mesyuarat hendaklah disiapkan dalam
tempoh tiga (3) hari dari tarikh mesyuarat. Mengendalikan urusan logistik mesyuarat / majlis dengan teratur.
13
Memastikan Arahan Keselamatan dalam urusan penyampaian Maklumat Terperingkat
dipatuhi sepenuhnya.
14
Permohonan untuk penggunaan kenderaan pejabat akan diuruskan
dengan saksama.
15
Memperakukan Permohonan Kelulusan ke Luar Negara kepada Ketua Setiausaha dalam tempoh
tiga (3) hari dari tarikh surat permohonan lengkap diterima.
CAWANGAN KEWANGAN
Stake Holder
1
Y.B. Dato’ Seri Menteri
2
Y.B. Timbalan Menteri
3
Y.Bhg. Dr. Ketua Setiausaha
4
Y.Bhg. Dato’ TKSU (K)
5
Y.Bhg. Datuk TKSU (W)
Pelanggan
1
Pegawai dan kakitangan
2
Bahagian / Jabatan / Agensi
3
Kementerian Kewangan / Jabatan Akauntan Negara / Jabatan Audit.
Fungsi
1
Menguruskan Bajet Belanja Mengurus Tahunan.
2
Mengeluarkan Waran Peruntukan kepada Pusat Tanggungjawab.
3
Mengurus pindah peruntukan.
4
Mengurus permohonan pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer.
5
Menguruskan perolehan.
6
Menguruskan permohonan Pendahuluan Diri.
7
Menguruskan pembayaran.
8
Menguruskan Wang Panjar Runcit.
9
Menguruskan penyata-penyata kewangan.
10
Mengurus Akaun Amanah.
Standard Kualiti
1
Tempoh masa.
2
Perkhidmatan mesra.
3
Mematuhi pekeliling-pekeliling dan surat-surat pekeliling, Perbendaharaan, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit.
Piagam Pelanggan
1
Bersedia membantu dan memberi perkhidmatan yang
mesra kepada pelanggan.
2
Mengeluarkan surat arahan, makluman mengenai penyediaan Bajet Tahunan dalam tempoh satu
(1) minggu dari tarikh surat diterima dari Perbendaharaan.
3
Mengemukakan Permohonan Bajet Tahunan kepada Perbendaharaan dengan
lengkap, teratur dan dalam tempoh yang ditetapkan.
4
Menyediakan Perjanjian Program dengan lengkap dan
teratur dalam tempoh yang ditetapkan.
5
Mengeluarkan waran Peruntukan kepada Pusat Tanggungjawab dalam tempoh
dua (2) minggu dan tarikh Waran Am diterima.
6
Menguruskan pindah peruntukan dalam tempoh satu (1) minggu dari tarikh permohonan
lengkap diterima.
7
Memberi kelulusan permohonan pinjaman komputer dan kenderaan dalam tempoh
dua (2) minggu dari tarikh permohonan lengkap diterima.
8
Menguruskan perolehan, pembelian terus, sebutharga dan tender dengan
lengkap dan teratur.
9
Menguruskan Pendahuluan Diri dengan menghantar baucer ke Akauntan Negara dalam tempoh
lima (5) hari dari tarikh permohonan lengkap diterima.
10
Menguruskan pembayaran dan menghantar baucer ke Akauntan Negara dalam tempoh
dua (2)minggu dari tarikh tuntutan diterima.
11
Menyelenggara Daftar Bil dengan
lengkap dan kemaskini.
12
Menguruskan Panjar Wang Runcit dengan
teratur dan kemaskini.
13
Menguruskan penyata-penyata kewangan dengan teratur dan menghantar dokumen berkenaan kepada Agensi Pusat dalam tempoh yang ditentukan.
14
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun
dua (2) bulan sekali.
15
Menyediakan Penyata dan Laporan Baki Akhir dan mengemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia
sebelum 31 Mac pada setiap tahun.
Sebarang pertanyaan mengenai Bahagian Pengurusan, sila hubungi :
Encik Ahmad Hassanuddin Afendy bin Ridzuan
afendy@heritage.gov.my
03-2612 7668
atau
Puan Nor Saliza Abdullah
nsaliza@heritage.gov.my
03-2612 7684
Tarikh akhir kemaskini: 11-03-2009 02:41:15
